Uma venda pode atrasar por um documento que só foi procurado depois de existir uma proposta.
Quando isso acontece, surgem dúvidas, pedidos adicionais, divergências entre áreas, dificuldades no financiamento ou necessidade de corrigir situações que poderiam ter sido identificadas mais cedo.
Preparar a documentação antes de anunciar não é apenas uma formalidade. É uma forma de proteger o proprietário, transmitir confiança aos compradores e reduzir o risco de o processo ficar bloqueado entre a proposta e a escritura.

A certidão permanente mostra a situação jurídica do imóvel
A certidão permanente predial permite consultar os registos existentes sobre o imóvel, incluindo propriedade, hipotecas, penhoras, usufrutos, outros encargos e pedidos de registo pendentes.
Deve estar válida e refletir corretamente a situação do imóvel e dos proprietários.
Quando existem hipotecas, é importante antecipar a forma como serão canceladas no momento da venda. Quando existem vários proprietários, heranças, procurações ou direitos de terceiros, todos os intervenientes devem ser identificados atempadamente.

A caderneta predial identifica o imóvel nas Finanças
A caderneta predial contém informação matricial, como artigo, fração, localização, áreas, afetação e Valor Patrimonial Tributário.
Os dados da matriz devem ser comparados com a certidão predial e com a realidade física do imóvel.
Divergências de áreas, composição ou utilização não significam automaticamente que a venda seja impossível. Mas devem ser compreendidas antes de o imóvel entrar no mercado, porque podem exigir esclarecimentos ou regularização.

Licença de utilização ou prova de dispensa
Consoante a idade e a situação do imóvel, pode ser necessária a licença de utilização ou documentação que demonstre a respetiva dispensa.
Este elemento ajuda a confirmar que o imóvel pode ser utilizado para a finalidade declarada.
Imóveis antigos, ampliações, alterações de uso ou obras realizadas ao longo do tempo podem exigir uma análise mais cuidadosa. Não deve assumir-se que a ausência de um documento é irrelevante sem verificar o enquadramento concreto.

Certificado energético
O certificado energético é obrigatório, salvo exceções legais, na venda de edifícios ou frações e a classe energética deve constar da promoção do imóvel.
A informação deve ser disponibilizada ao comprador antes da celebração do contrato-promessa e o documento deve ser entregue antes do contrato definitivo.
Além da obrigação legal, o certificado pode ajudar a explicar características do imóvel, consumo estimado e possíveis medidas de melhoria.

Ficha técnica da habitação, quando exista
A ficha técnica da habitação reúne informação sobre características técnicas e funcionais do imóvel. A sua exigência depende, entre outros fatores, da data de construção e do enquadramento aplicável.
Mesmo quando não é obrigatória, plantas, projetos ou documentação técnica disponível podem ajudar a esclarecer áreas, distribuição e alterações realizadas.

Declaração do condomínio
Na venda de uma fração autónoma, deve ser preparada a declaração do administrador do condomínio relativa aos encargos em vigor e a eventuais dívidas associadas à fração.
A existência de valores em dívida não deve ser descoberta apenas no momento da escritura. O proprietário deve confirmar antecipadamente quotas, obras aprovadas, fundos comuns e outros encargos relevantes.
Também é útil reunir as atas mais recentes quando existam obras importantes, litígios ou decisões com impacto futuro para o comprador.

Identificação e legitimidade dos vendedores
Todos os proprietários devem estar corretamente identificados e ter legitimidade para vender.
Estado civil, regime de bens, divórcio, herança, procuração, representação de sociedade ou incapacidade de algum interveniente podem influenciar os documentos necessários e a forma de assinatura.
Quando existe uma herança indivisa, a preparação deve começar ainda mais cedo. É necessário confirmar quem são os herdeiros, como está titulada a transmissão e se todos podem intervir no negócio.

Outros elementos que podem ser necessários
Dependendo do imóvel e da operação, podem ainda ser relevantes:
• plantas e projetos;
• comprovativos de obras ou licenças;
• direito legal de preferência, quando aplicável;
• distrate ou documentação bancária para cancelamento de hipoteca;
• contratos de arrendamento existentes;
• documentação de equipamentos ou garantias;
• procurações;
• informação sobre ónus ou restrições.
Nem todos os imóveis exigem exatamente o mesmo conjunto documental. É por isso que a verificação deve ser feita caso a caso.

Preparar antes de anunciar melhora a venda
Um processo documental organizado permite responder mais rapidamente aos compradores, ao banco, ao avaliador e à entidade responsável pela escritura.
Também reduz o risco de aceitar uma proposta sem saber se existem impedimentos ou prazos adicionais.
A documentação não deve ser tratada apenas no final. Faz parte da própria estratégia de venda.

Em síntese
• A certidão predial e a caderneta devem ser comparadas entre si e com a realidade.
• A licença de utilização ou a respetiva dispensa deve ser verificada.
• O certificado energético deve estar válido e ser disponibilizado ao comprador.
• Em propriedade horizontal, a declaração do condomínio deve ser preparada.
• Heranças, hipotecas, procurações e divergências documentais exigem antecipação.

Na Nortelar, verificamos a preparação documental antes de colocar o imóvel no mercado, identificando elementos em falta e situações que podem afetar a negociação. Uma venda bem organizada não começa na escritura. Começa antes do anúncio.